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Documentación de Procesos

No puedes mejorar ni automatizar lo que no entiendes. Te ayudo a mapear y documentar tus workflows empresariales para tener procesos claros, facilitar el onboarding y crear una base sólida antes de cualquier automatización o mejora.

El conocimiento invisible

En muchas empresas, los procesos solo existen en la cabeza de las personas. "Así es como siempre lo hemos hecho" o "pregúntale a María, ella sabe". Cuando alguien se va de vacaciones o deja la empresa, el caos se desata.

Sin documentación clara, cada persona hace las cosas a su manera, se cometen errores evitables y el onboarding de nuevos empleados es lento y caótico.

Mi enfoque

Trabajo con tu equipo para mapear cómo funcionan realmente vuestros procesos, no cómo creéis que funcionan. Documento cada paso, responsables, tiempos y puntos de decisión de forma visual y comprensible.

El resultado: manuales de procedimientos claros que cualquier persona puede seguir, identificación de cuellos de botella y una base sólida para automatizar o mejorar procesos en el futuro.

Qué conseguirás

Procesos claros

Documentación visual y comprensible de cómo funciona cada workflow en tu empresa.

Base para automatizar

Fundamento sólido antes de digitalizar o automatizar. Evita automatizar procesos ineficientes.

Onboarding fácil

Nuevos empleados aprenden más rápido con manuales claros. Menos dependencia de personas clave.

Identificar mejoras

Visualiza cuellos de botella, pasos innecesarios y oportunidades de optimización evidentes.

Estandarización

Todos ejecutan el proceso de la misma forma. Menos errores, más consistencia en resultados.

Conocimiento preservado

El know-how de tu empresa documentado y protegido. No depende de la memoria de personas.

Cómo trabajo

01

Identificación de procesos

Definimos qué procesos documentar según criticidad e impacto. Priorizamos los que más tiempo consumen, más errores generan o dependen de personas clave. Planificamos el orden de trabajo.

02

Mapeo del estado actual

Entrevistas con personas que ejecutan los procesos. Observación directa del trabajo. Captura de cada paso, decisión, excepción y variante del proceso tal como funciona hoy.

03

Documentación y diagramas

Creo diagramas de flujo visuales y manuales de procedimiento detallados. Incluyo responsables, tiempos, herramientas usadas, casos especiales y puntos críticos de calidad.

04

Validación y mejora

Revisión con el equipo para validar que la documentación es correcta. Identificamos juntos oportunidades de mejora obvias. Establecemos sistema para mantener documentación actualizada.

Casos de uso habituales

Proceso de ventas

Desde lead inicial hasta cierre y facturación. Documenta cada paso del funnel, quién interviene, qué herramientas se usan y criterios de cualificación.

Gestión de pedidos

Desde recepción de pedido hasta entrega al cliente. Mapea todos los pasos, aprobaciones necesarias, gestión de stock y comunicación con cliente.

Onboarding de empleados

Todo lo que debe pasar desde que alguien firma contrato hasta que está plenamente productivo. Checklist completo de formaciones, accesos y presentaciones.

Gestión de incidencias

Cómo se registran, priorizan, asignan y resuelven problemas técnicos o de servicio. Niveles de escalado y tiempos de respuesta esperados.

¿Necesitas documentar tus procesos?

Hablemos sobre tus workflows actuales y cómo podemos mapearlos para tener procesos claros y mejorables.

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